Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassungslösung

Wer kann die Zeiterfassungen sehen?

Auf Emply Web-, HR- und Admin-Rollen werden in der Lage sein, den Zeiterfassungszugriff für Mitarbeiter zu konfigurieren. Zwei Arten von Zugriffsoptionen werden verfügbar sein: Ansicht Zugriff und Managen Zugriff.

Kann ich einen Bericht über die registrierte Zeit sehen?Ja! Mitarbeiter der Personalabteilung, Manager und Administratoren können einen einfachen, aber umsetzbaren Bericht einsehen, aus dem hervorgeht, zu welchem Grad Ihr Unternehmen die EU-Arbeitszeitrichtlinie einhält. Außerdem werden die Mitarbeiter angezeigt, die überlastet sind und zu wenig Ruhe und Pausen einlegen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Werden in Zukunft umfassendere Berichte und Analysen verfügbar sein?

Ja! Wir planen für die Zukunft eine zusätzliche Granularität der Berichte sowie Compliance-Warnungen

Erhalten die Personalabteilung und Manager Benachrichtigungen, wenn Mitarbeiter überlastet sind?Anlässlich der Veröffentlichung des Berichts zur Zeiterfassung (Montag, 1. Juli 2024) wird es nur visuelle Hinweise darauf geben, dass Mitarbeiter überlastet sind und sich nicht ausreichend ausruhen und/oder Pausen einlegen. In Zukunft werden wir automatische Benachrichtigungen über die von Ihnen gewählte Regelmäßigkeit einbauen. Wir planen, im Laufe des Jahres 2024 Benachrichtigungen zu veröffentlichen

Was ist, wenn eine Pause nicht bezahlt wird?

Die Mitarbeiter können wählen, ob Pausen bezahlt oder unbezahlt sind. Für die EU-Arbeitszeitrichtlinie ist es am wichtigsten, dafür zu sorgen, dass Pausen genommen werden (ob bezahlt oder unbezahlt).

Worauf basieren die wöchentlichen Arbeitszeiten? Stammen sie aus der Vereinbarung des Mitarbeiters oder der Gehaltsgruppe?

Nach dem Start erstellen die Mitarbeiter ihren eigenen Arbeitsplan in der Emply App. In zukünftigen Versionen werden ihre Standardarbeitszeiten automatisch in der Emply App mit Daten aus den „Arbeitszeiten“ im Mitarbeitermodul gefüllt. Der Mitarbeiter hat weiterhin die Möglichkeit, diese Stunden bei Bedarf zu ändern.

Wir haben Niederlassungen in verschiedenen europäischen Ländern. Kann Ihre Zeiterfassungslösung dies unterstützen?

Ja, wenn das Land die EU-Arbeitszeitrichtlinie befolgt und keine strengeren Regeln eingeführt hat. Wir haben uns auf die Anforderungen der EU-Richtlinie konzentriert, die in allen europäischen Ländern gleich ist. Darüber hinaus haben wir in Scope 1 lokale Anforderungen aus Dänemark aufgenommen und werden uns als Nächstes auf Deutschland konzentrieren.

Erfassung der Zeiten von Mitarbeitern die nach Stunden bezahlt werden: Ist es für unsere Stundenarbeitskräfte (im Lager und studentische Hilfskräfte) möglich, Stunden zu registrieren (die als Gehaltsgrundlage verwendet werden)?Zeiterfassung in der Emply App richtet sich in erster Linie an festangestellte Mitarbeiter, da keine Verbindung zum Gehaltsabrechnungsprozess besteht.

Ist es möglich, Überstunden mit der Zeiterfassungslösung zu verfolgen?Ja und nein! Alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter können in der Zeiterfassung in der Emply App erfasst werden, allerdings werden wir flexible Arbeitszeiten bei der Markteinführung nicht ausdrücklich unterstützen.

Ist das System auch in der Lage, die Zeiterfassung für ausländische Kollegen mit anderen Feiertagen zu übernehmen?Zum Start werden Feiertage nicht automatisch in der App eingetragen. Daher müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass für diese Tage keine Arbeitsstunden erfasst werden. Bis Mitte des dritten Quartals 2024 werden Abwesenheiten integriert, und dann werden Feiertage berücksichtigt

Ist das Zeiterfassungsmodul mit dem Abwesenheitsmodul verbunden? Was machen Mitarbeiter, wenn sie krank sind? Müssen sie ihre Zeit sowohl im Zeiterfassungsmodul als auch im Abwesenheitsmodul registrieren?

Bis zum dritten Quartal 2024 werden Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Schulung usw.) zusammen mit Arbeitszeiten und Pausen in der Emply App einzusehen, zu erfassen und zu konsolidieren. Unser schlankes und intuitives Design gibt den Mitarbeitern eine schnelle, visuelle Übersicht über den gesamten Arbeitszeitplan - alles an einem Ort.

Bis dahin erfassen Sie bitte weiterhin Abwesenheiten wie heute (in der App oder im Internet) und stellen Sie sicher, dass dort keine Arbeit oder Pausen für diesen Abwesenheitszeitraum erfasst werden.

Ist die Zeiterfassungslösung mit der Gehaltsabrechnung verbunden?

Nein. Die Zeiterfassung in der Emply App dient ausschließlich dazu, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Stunden arbeiten, die sie benötigen, und ausreichend Pausen und Ruhezeiten gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie einlegen. Sie ist nicht für die Rechnungsstellung oder Gehaltsabrechnung vorgesehen.

Warum ist die Zeiterfassung in der App und nicht im Web? Unsere Mission ist es, die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten und zu viel Verwaltungsaufwand zu vermeiden. Deshalb haben wir die Zeiterfassung in der Emply App eingeführt. So haben Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung immer in der Hand, auch wenn sie unterwegs sind

Ich mache mir Sorgen, dass meine Mitarbeiter zurückgehen und bereits erfasste Zeit korrigieren können. Gibt es dafür ein Genehmigungsverfahren?

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter gemäß der EU-Richtlinie über Arbeitszeit berechtigt sind, zurück zu gehen und vergangene Arbeitszeiten und Pausen zu aktualisieren.

Bei der Veröffentlichung am Montag, den 03. Juni 2024, werden Sie alle Aktivitäten sehen können — auch, ob Ihre Mitarbeiter bereits erfasste Zeiten aktualisiert haben

Sie können sich dann an den Mitarbeiter wenden und alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Ist die Zeiterfassungslösung mit der Gehaltsabrechnung verbunden?

Zeiterfassung in der Emply App dient ausschließlich dazu, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Stunden arbeiten, die sie benötigen, und ausreichend Pausen und Ruhezeiten gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie einlegen.

Warum ist die Zeiterfassung in der App und nicht im Web?

Unsere Mission ist es, die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten und zu viel Verwaltungsaufwand zu vermeiden. Deshalb haben wir die Zeiterfassung in der Emply App eingeführt. So haben Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung immer in der Hand, auch wenn sie unterwegs sind.

Sind Zeiterfassungsdaten über die API verfügbar? Noch nicht. Aber wir arbeiten daran, diese Daten hinzuzufügen. Wir werden Sie informieren, sobald wir ein Veröffentlichungsdatum haben.

Wer kann auf die Zeiterfassungsberichte zugreifen?

Zeiterfassungsberichte sind über die Profile HR, Admin und People Manager zugänglich.

Kann ich die Zeiterfassungsberichte herunterladen?

Ja! Sie können den Bericht in ein XLSX-Format exportieren, sodass Sie die Daten nach Bedarf filtern und verwenden können

Was ist mit den Zeiterfassungsdaten gelöschter Mitarbeiter?

Gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie müssen die Zeiterfassungsdaten von Mitarbeitern 5 Jahre lang gespeichert werden — was wir standardmäßig tun. Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen, halten wir uns an die Vorgaben, die Sie im Abschnitt der DSGVO, im Formular „Stammdaten“ und in der Auswahl, ob Sie statistischen Daten in Ihrem Emply Konto behalten möchten oder nicht, gewählt haben.

Wie greife ich auf die Zeiterfassungsberichte zu?

Wir haben dazu einen umfassenden Leitfaden verfasst. Bitte besuchen Sie Berichte zur Einhaltung der Vorschriften zur Zeiterfassung.