Opret eksportfil - dokument

Indledning og formål

Følgende er en guide til at oprette en eksportfil i Emply. Ved hjælp af eksportdokumenter kan man nemt generere et dokument til en kandidat eller medarbejder, f.eks. kontrakter eller andre aftaler. Det betyder, at I kan uploade en skabelon som I benytter til kontrakter, og heri indsættes flettefelter, således at data automatisk flettes ind i et dokument; f.eks. navn, mailadresse, telefonnummer, beløb e.l.

Du kan i nedenstående artikler læse om hvordan du eksporterer et dokument:

• Eksporter dokument på en medarbejder
• Eksporter dokument på en kandidater

Guide til oprettelse af eksportfil

1. Gå til Indstillinger > Integrationer > Eksportér > klik på Ny eksport.

2.I det nye vindue der åbner vælger du Dokument og klikker Fortsæt.

3.Giv eksportdokumentet en intern beskrivelse:

4. Du kan oprette eksportdokumenter på flere sprog ved at holde musen over det grønne plus, og vælge blandt de sprog som er knyttet til din konto:

5. Vælg hvor dokumentet skal bruges i systemet ('Medarbejder', 'Kandidat' og/eller 'Onboarding').

6. Upload dit eksportdokument
 

Herefter skal du uploade dit eksportdokument ved at klikke Upload fil.

I denne fil kan du benytte flettefelter, således at disse data bliver automatisk udfyldt med eksport, da medarbejder/kandidat måske allerede har udfyldt noget data. Se et simpelt eksempel herpå under vedhæftede filer.

Du finder flettefelter ved at trykke på "Flettefelter". Fra oversigten kan du trykke på det grønne plus ved et givent flettefelt, og flettefeltet bliver kopieret til din udklipsholder, som du kan indsætte i dit eksportdokument.

Du kan læse mere om flettefelter her.

7. Derefter kan du vælge følgende:

• Skal dokumentet eksportere som PDF?
• Skal dokumentet samles i ét dokumenter, hvis du har markeret flere medarbejdere/kandidater?
• Skal dokumentet placeres under medarbejderens/kandidatens dokumenter? 

OBS!

Hvis du vælger Eksporter fil til personlige dokumenter, vil der vises to ekstra felter.

• Suggest to obtain digital signature: skal eksport af denne dokument sætte et digital signature flow i gang? (denne indstilling vil kun virke, hvis du har opsætningen for digital signatur)
• Et valgsfelt. Herfra kan du vælge hvilken folder den eksporterede fil skal gemmes i - folderen kan være en personlig folder, eller en delt folder.

8. Opret eventuel eksportdata
 

Herefter skal du tage stilling til om du ønsker at der udfyldes anden data inden eksport. Hvis ja, oprettes disse som eksportdata; her kan du vælge mellem 'Ny tekst', 'Ny dropdown', 'Ny dato' og/eller 'New SD codes'. Du kan ligeledes finde disses flettefelter i oversigten over Flettefelter.

Afslut ved at trykke Gem.

Se vedhæftede med et simpelt eksempel på en kontrakt til inspiration.

---------

OBS! Du kan oprette eksport dokumenter på flere sprog ved at holde musen over det grønne plus, og vælge blandt de sprog, som er knyttet til din konto.

Se vedhæftede filer med et simpelt eksempel på en kontrakt med flettefelter, til inspiration.