Indledning og formål
Følgende er ikke en integration, men en guide til opsætning af Emply med henblik på at eksportere lønfiler til Epos Løn.
Emply kan danne forskellige filer til brug for import i Epos Løn, eller i samarbejde med Azets Danmark for at automatisere lønfilerne til indlæsning i Epos Løn.
Anvendelse
Muligheder
Epos løn eksport kan levere
- Opret medarbejdere
- Opdater medarbejdere
- Opret ansættelser på medarbejdere
- Opret tillæg/træk (benefits)
- Registrer fravær på medarbejdere
- Fraværsfiler til løn skal periodiseres særskilt
- Det er ikke muligt at slette fraværsregistreringer med filen
- Fratrædelse af medarbejdere
Dataformater
Emply kan levere delta-filer* i CSV format til:
- HR Stamdata (Eksport skabelon sættes op)
- Fratrædelser og andre stamdata felter, der skal sendes med en start dato, hvor en slut dato angives. (Ekstra eksport skabeloner sættes op)
- Tillæg og træk (Sættes op med benifits i Emply og lønkoder sættes på løngruppen)
- Fraværsregistreringer (Sættes op på løngruppen og kun ved automatiseret eksport)
*Det anbefales fra Emply og Azets at deltafilen sættes op med at kun data der er ændret bør lægges ind i lønsystemt Epos, da man derved bevarer fuld log i Emply og Epos Løn.
Forberedelse
- OBS: Lønfiler lægger sig i lønfanen i medarbejder-modulet, derfor er det vigtigt at sørge for, at de roller der ikke skal have adgang til de genererede lønfiler, har slukket for "Oversigt" på Løn-fanen under Medarbejdere på deres respektive rolle.
- Kunden skal altid have en lønkonsulent med fra Azets, som kunden selv bestiller og kontakter
- Azets lønkonsulenten og kunden finder ud af hvilke felter der skal overføres til masterdatafil
- Azets lønkonsulenten og kunden skal angive diverse koder og formater, der skal bruges til opsætningen, så kunden og Emply konsulenten kan sætte formular og løngrupper op
- Azets lønkonsulenten skal levere alle nødvendige oplysninger til SFTP serveren, hvor lønfilerne skal leveres
- Kunden skal lære hvordan man danner lønfiler til aflevering af testfiler
- Azets lønkonsulenten mapper lønfilen fra Emply så masterdata importeres korrekt i Epos Løn
Aflevering af lønfil/masterdatafil
Automatisk upload af lønfiler
Emply tilbyder en self-service, hvor I kan konfigurere jeres fil-eksport/dannelse og sætte det op til automatisk aflevering på en FTP server, som stilles til rådighed af kunden eller Azets.
Azets tilbyder en automatik der læser filerne ind i Epos Løn.
Manuel upload af lønfiler
Manuel upload bruges for eksempel til Azets CoZone portal, og finder anvendelse til for eksempel indberetning af fraværsregistreringer for en periode.
Formatet kan også anvendes til levering af CSV/Excel formater til andre lønbureauer, der således med få ændringer kan indlæses til lønsystemet.
Opsætning af Epos formular felter
Der skal oprettes en formular til ny medarbejder med de påkrævede Epos Løn felter.
De felter, der normalt ændres, ved en ny aftale kan tilføjes som formular elementer på løngruppen, så disse styres af aftalens effektiv dato.
Alternativt kan formular felter sættes med datostyring også kaldet 'Fremtidige registreringer'.
Vi har listet nogle af de mest almindelige nedenfor:
| Felt beskrivelse | Eksempel | Feltype | Kommentar |
| Lønnummer krav | Fx 1052 | [employee.number] | Stamdata |
| Fornavn | Hans | Standard | Stamdata |
| Efternavn | Hansen | Standard | Stamdata |
| Initialer | HH | Formular | Stamdata |
| CPR | 1001881313 | Formular | Stamdata |
| Vejnavn | Lyngbyvej 2 | Formular | Stamdata |
| Postnummer | 2100 | Formular | Stamdata |
| By | København Ø | Formular | Stamdata |
| Leders lønnumer | Fx 1041 | [employee.manager.number] | Stamdata |
| Firmabetalt mobil | Ja | Formular lønaftale | Stamdata |
| Firmabetalt mobil fra dato | Formular dato | Stamdata | |
| Firmabetalt mobil til dato | Formular dato | Stamdata | |
| Ansættelsesdato | [payroll.primary.employment_date] | Lønwidget - ansættelse | |
| Anciennitetsdato | [payroll.primary.seniority_date] | Lønwidget - ansættelse | |
| Fratrådt dato | [payroll.secondary.resignation_date] | Lønwidget - ansættelse | |
| Fratrådt årsag | Opsættes | [payroll.primary.resignation_reason] | Lønwidget - ansættelse |
| Jobtitel / stillingsbetegnelse | [payroll.primary.jobtitle] | Lønwidget - aftale | |
| Fuldtidsløn* | 37999,31 DKK | [payroll.primary.fuldtidsløn] | Lønwidget - aftale |
| Afdeling | Fx 1130 | [payroll.primary.department.custom.id] | Lønwidget - aftale |
| pnummer (lokation) | Fx 1016135514 | [payroll.primary.location.pnumber] | Lønwidget - aftale |
| Løn effektiv dato | [payroll.primary.effective_date] | Lønwidget - aftale | |
| Arbejdstid (Måned) | Fx 138,66 | [payroll.primary.working_hours_monthly] | Lønwidget - aftale |
| Fuldtid arbejdstimer (måned) | 138,66; 160,33 etc. | [payroll.primary.fuldtid_arbejdstimer.value] | Lønwidget - aftale |
| Omkostningssted | Fx 1100 | [payroll.primary.department.costcenterid] | Lønwidget - aftale |
| Faggruppe | Fx 10 | [payroll.primary.faggruppe.value] | Lønwidget - aftale |
| Arbejdssted | Fx 2 | [payroll.primary.arbejdssted.value] | Lønwidget - aftale |
| Feriekode | Fx 1 | [payroll.primary.feriekode.value] | Lønwidget - aftale |
* FTE løn i Emply kan ikke ramme denne præcist,ved deltidsansættelser pga afrundinger -> der anvendes i stedet en formular med indtastning.
** Epos ønsker helst formatet yyyy.mm.dd da foranstillede '0' fjernes i en visning i Excel, men de kan modtage Emply standard dato format
Vær opmærksom på at formular elementerne skal være sat op på formularen som delte elementer, de felter, der sættes som ellers kan de ikke vælges i eksportskabelonen. Se nedenfor - her anvendes indstillingen 'Benyt i andre formularer'.
Sådan indstilles formular elementet som delt
Opsæt eksportfil (Masterdata)
Gå til Indstillinger > Integrationer > Eksportér.
Vælg den data du ønsker overført til EPOS / Lønbureau. Hvis du er i tvivl om indhold til Epos lønfilerne, kan en Azetz lønkonsulent hjælpe jer igennem, sammen med jeres Emply konsulent.
Under Eksportér skal du klikke på Ny eksport og vælge Excel / CSV, og klik Fortsæt.
Herefter åbnes et nyt vindue, hvor du angiver Titel, vælger CSV og derefter aktiverer Brug som eksport til lønsystem.
Epos/Azets ønsker helst formatet yyyy.mm.dd da foranstillede '0' fjernes i en visning i Excel, men de kan modtage Emply standard dato format DD.MM.YYYY
Eksport filskabelonen sættes op i Emply eksport model ved at tilføje eksisterende elementer - se eksempel på opsætning nedenfor:
Tilføj herefter elementer fra f.eks. stamdata, m.m. Henvend dig eventuelt til din Emply konsulent, hvis du har brug for assistance.
- Kolonnenavne skal sættes ind ved at åbne det enkelte element
- Der kan sættes faste værdier ind f.eks. ved norm tid
Vær opmærksom på at ved ændringerne i eksportskabelonen (master data filen), eller indstillingerne på løngruppen ændres, betragtes dette som en ændring på alle medarbejdere. I sådanne tilfælde vil der dannes en full load fil.
FTP opsætning
Ved opsætningen af FTP skal kunde og Azets konsulent stå for følgende:
- Aktivér FTP
- Vælg protokol (sftp eller ftps)- Azets konsulent instruerer
- URL - aftales med Azets konsulent
- Brugernavn, kodeord og fingerprint indsættes - Azets konsulent kan oplyse herom
- Tjek forbindelsen efter du har indsat ovenstående informationer.
Der er mulighed for at anvende 'public key' med sftp protokollen.
Hør evt. Azets konsulenten om det er en mulighed at Emply leverer nøglen til Azets.
Når man opretter eksportfilen til Epos, under Indstillinger> Integrationer > Eksportér, findes FTP aktiveringen nederst på ens eksportfil.
Opsæt løngrupper i Emply
Gå til Indstillinger > Skabeloner > Løn
Det er et krav at sætte en løngruppe op, da den angiver hvilke medarbejdere og værdier der skal medsendes i filen.
Afklar med Azets konsulenten om der er behov for at have 2 løngrupper; en for timelønnede og en for månedslønnede.
Masterdata
Her har du mulighed for at indstille formatet på masterdatafilen:
- Vælg eksport skabelon
- 'Full load' (hvis deltafil ikke er valgt)
- Alle informationer fra filskabelonen dannes hver gang der trækkes en fil - Aktiver Deltafiler *
- Der dannes en linje med alle informationer pr. medarbejder, der har ændret en information på valgte eksportskabelon
- Der dannes en linje med alle informationer pr. medarbejder, der har ændret en information på valgte eksportskabelon
- Opsæt fratrædelsesårsager og tildel Epos koder
- Vis kun ændringer på elementer (Deltafiler)*
*Det anbefales fra Emply og Azets at deltafilen sættes op med at kun data der er ændret bør lægges ind i lønsystemt Epos, da man derved bevarer fuld log i Emply og Epos Løn.
Benefits (Tillæg / træk)
- Tillæg og træk indstillinger aktiveres
- Bemærk Benefits (personalegoder) skal være oprettet, førend de kan opsættes på løngruppen
- Benefit typerne opsættes med korrekte koder og formatet er tilpasset Epos krav
- Medarbejdernummeret er kodet hårdt til [employee.number]
- Seperat eksport fil
Vær opmærksom på at lønperioden der angives ved lønfil dannelsen medtager:
- Alle benefits første gang filen dannes
- Herefter medtages kun ændringer
- Sene registreringer medtages
- Hvis de er oprettet før lønperioden med ingen eller senere til dato end lønperioden
Fremtidige benefits medtages ikke, men vil komme med, når en lønfil dannes, hvor startdato er i lønperioden.
Fraværsindstillinger
- Vælg medarbejdernummer (kontrolsum)
- Vælg simpelt eller fortsat fraværsfilformat
- Bemærk fraværstyper skal være oprettet
- Indstill fraværstyperne med Epos koder
Halve dage
Under ens løngruppe, er det også muligt at registrere halve dage, som kan eksporteres til Epos.
Forudsætningen for at sætte Epos Løn koder på hele og halve dage op på løngruppen er at fraværstypen er sat op til registrering med halve dage.
Fraværstypen findes under Indstillinger > Skabeloner > Fravær > Fraværstyper > vælg fraværstype og gå til 'Indstillinger' hvor 'Halve dage' vælges:
Under løngruppen indtaster man den korrekte fraværskode, ved de fraværstyper som er opsat til registrering af halve dage. Fraværskoderne til halve dage, indtastes til højre for 'Halv dag'.
Fratrædelse af medarbejdere
Det er muligt at fratræde medarbejdere, hvis masterdata deltafil indeholder alle informationer (full load af ændret medarbejder). Hvis Epos løn eksport er sat op til kun at aflevere ændringer af værdier, kan masterdatafilen ikke anvende, da ansættelsesdatoen skal med.
Der kan opsættes en særskilt eksport af fratrådte medarbejdere - eksport skabelonen sættes op så filen afleverer følgende:
| Payroll number | Employment Date | Resignation date | Resignation reason |
| 2445 | 19.12.2022 | 31.03.2023 | Afskediget |
| 2225 | 26.11.2021 | 15.01.2023 | Selv fratrådt |
| 2222 | 26.11.2021 | 31.03.2023 | Selv fratrådt |
| 2469 | 02.03.2023 | 13.03.2023 | Selv fratrådt |
| 2194 | 27.09.2021 | 31.03.2023 | Afskediget |
| 2162 | 29.06.2021 | 31.01.2023 | Selv fratrådt |
| 2414 | 01.08.2022 | 31.03.2023 | Selv fratrådt |
| 2196 | 28.09.2021 | 31.03.2023 | Afskediget |
| 2389 | 01.06.2022 | 31.03.2023 | Selv fratrådt |
| 2338 | 29.04.2022 | 07.01.2023 | Selv fratrådt |
Automatisering
Gå til Indstillinger > Automatisering.
Førend I aktiverer automatiseringen, er det en god ide at få afprøvet format og indhold i filen.
Lønfilen kan sættes op til at dannes på et bestemt tidspunkt i en given frekvens, f.eks. hvis der skal afleveres en løn og fraværsfil til en given dato hver måned.
Under Automatisering klikker du på Nyt workflow, og giver workflow en titel. Tryk derefter Gem.
Vælg 'Løngruppe'
Klik på 'Planlagt'
Sæt herefter trigger for hvornår automatiseringen skal udføres og i hvilken frekvens:
Vælges der automatisering for flere løngrupper skal kriteriet 'ELLER' anvendes!
Når automatiseringen er klar til brug, skal den aktiveres oppe i højre hjørne.
Klik på 'Tilføj Handling'
Vælg 'Løn integrationer'
Sæt periode
Forsinkelse og Kriterie sættes til værdien 'Ingen'.
Vælg periode, i dette tilfælde vælges 'Aktuelle dage', hvis automatiseringen frekvens kører dagligt.