Zenegy eksportfil

1. Opsætning af stamdatafelter

På stamdata skal der tilføjes følgende elementer:

• Indkomsttype
• Indtægtsart
• Løntype

Disse elementer skal oprettes som valgmuligheder. Valgmulighederne er sat op på baggrund af opsætning i Zenegy:

Indkomsttype har følgende valgmuligheder:

• A - Indkomstmodtager/Lønansat (Kode 00)
• B - Indkomstmodtager/Ej lønansat (Kode 05)

Indtægtsart har følgende valgmuligheder:

• Direktør
• Medarbejder
• Hovedaktionær

Løntype har følgende valgmuligheder:

• Timelønnet (Med Feriepenge)
• Timelønnet (Uden Feriepenge)
• Fast Løn (Funktionær/Direktør)
• Løsarbejder

Opsætningen af valgmulighederne afhænger af din løsning i Zenegy.

Læs mere i Zenegys artikel Information om ansættelse og skatteinformation.

2. Opsætning af eksportfil

Eksportfilen indeholder 131 kolonner og alle kolonner skal med i filen. En del af dem er ikke relevante og derfor kan der blot indsættes en tom linje i eksporten. Det er nødvendigt at have alle 131 kolonner med - ellers kan filen ikke importeres i Zenegy. 

Gå til Indstillinger > Integrationer > Eksportér

Her skal der oprettes to eksportfiler; en til fastlønnet og en til timelønnet.

Følgende gælder for begge eksportfiler:

• Sæt filen op som en CSV fil
• Slå 'Brug som eksport til lønsystem' til

Fastlønnet

Under Eksportdata tilføjer du elementer til eksportfilen.

Sæt eksportfilen op som vist i nedenstående screenshots. De udfoldede elementer er de eneste som skal have en bestemt kolonnetitel og kolonneværdi.

Afslut ved at trykke Gem.

Timelønnet

Eksportfilen som du har oprettet til fastløn, kan duplikeres, og titlen kan rettes til 'Timeløn'. Der er dog en enkel forskel på de to eksportfiler. I Timeløn eksportfilen, skal følgende rettes:

• 'Global Værdisæt' skal være en TOM kolonneværdi.

Sæt eksportfilen op som vist i nedenstående screenshots. De udfoldede elementer er de eneste som skal have en bestemt kolonnetitel og kolonneværdi.

3. Opsætning af løngrupper

For at vi kan opdatere data og ikke overskrive alt data i Zenegy, så skal EPOS formatet bruges. EPOS formatet giver mulighed for at lave deltafiler og det betyder, at der kun sendes data på medarbejdere, der er blevet oprettet eller ændret. Eksporten kan sættes op, så den trækker ændringer for en given periode og den kan eksempelvis trækkes en gang om ugen, en gang om måneden eller andet.

Find de opsatte løngrupper og opret en ny eller rediger i en eksisterende. Sæt den op som i nedenstående screenshots

Først går du til opsætning af løngrupperne under indstillinger, templates og payroll. Herefter finder du en eksisterende payroll gruppe eller opretter en ny med nedenstående indstillinger.

Når denne opsætning er færdig, er filerne klar til at blive genereret. Husk at vælg den rigtige fil til henholdsvis fast løn og timeløn. 

4. Generer eksportfiler

Vælg en periode for filen og en løngruppe. Herefter genererer du lønfilen. 

Når filen er færdig ligger den i listen og ved at klikke på den, kan den downloades og herefter importeres i Zenegy.

4.1 Automatisering af lønfiler

Det er muligt at automatisere generering af lønfilerne hver måned, uge eller andet interval. Det sættes op under automatiseringer. 

Start med at oprette en ny automatisering og herefter sætter du den op på følgende måde.

Den øverste kasse indstilles på følgende måde

Det er muligt at vælge, hvornår filen skal genereres og i hvilket interval. Funktionaliteten begrænser dog til, at filen trækkes på bestemt den dato, der vælges hver måned. Hvis filen skal bruges på andre tidspunkter, skal den genereres manuelt. Nederst tilføjes de løngrupper, der er oprettet til Zenegy filen i punkt 3. 

Den nederste kasse indstilles på følgende måde

Når både trigger og action er færdigoprettede, så kan automatiseringen gøres aktiv. Når automatiseringen er aktiv, vil den hver måned/uge automatisk generere en lønfil for hver af de løngrupper, der er opsat. 

4.2 Bemærkninger

Eksportfilerne fra Emply overskriver datafelter i Zenegy og derfor er det vigtigt at ændringer i stamdata (der er en del af filen) foretages i Emply.